شیوه تکمیل دفاتر قانونی

شیوه تکمیل دفاتر قانونی

در قانون محاسبات، محاسبات عمومی در خصوص دفاتر تعریف خاصی نشده است لیکن به استناد ماده ۹۵ قانون مالیات های مستقیم دفاتر قانونی از نظر مالیاتی عبارت است از دفاتر روزنامه (اعم از نقدی و یا غیر نقدی) دفتر کل موضوع قانون تجارت و یا دفاتر قانونی از نظر مالیاتی عبارت است از دفاتر روزنامه (اعم از نقدی و یا غیر نقدی) دفتر کل موضوع قانون تجارت و یا دفاتر مخصوصی که وزارت امور اقتصادی و دارایی به عنوان دفتر مشاغل ” دفتر در آمد هزینه ” تهیه و در دسترس مودیان قرار می دهد و مقرر شده است آیین نامه مربوط نحوه تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر و حساب اسناد و مدارک توسط وزارت امور اقتصادی و دارایی با نظرخواهی از بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران و سازمان حسابرسی و اتاق بازرگانی و صنایع و معادن ایران تهیه و پس از تصویب وزیر امور اقتصادی و دارایی جهت اطلاع مودیان منتشر خواهد شد که آیین نامه مذکور در تاریخ ۲۸/۱۲/۱۳۶۷ به تصویب رسیده است.

شیوه تکمیل دفاتر قانونی

مشخصات دفاتر قاونی

ماده ۲: دفاتر قانونی مشمول این آیین نامه عبارتست از کلیه دفاتر روزنامه و کل اعم از مشترک و یا جدا از یکدیگر و دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) که قبل از ثبت هرگونه عملیات حسابداری در آنها، دفاتر روزنامه و کل مطابق مقررات مواد ۱۱و ۱۲ قانون تجارت مصوب سال ۱۳۱۱ از طرف نماینده اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور مالیاتی ذیربط حسب مورد امضاء، پلمپ و ثبت گردیده و به فارسی تحریر شده باشد.
تبصره ۱: اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از پلمپ دفاتر در مراجع مذکور موجب بی اعتباری دفاتر مشاغل ثبت نخواهد بود.
تبصره ۲: نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است( مانند مواد گرافیت ) ممنوع است.
تبصره ۳: ادارات امور مالیاتی موظفند فهرست دفاتر ثبت و پلمپ شده واصله از اداره ثبت اسناد و همچنین فهرست دفاتر مشاغل ثبت و امضاء شده از ناحیه خود را به ادارات امور مالیاتی مربوط ارسال نمایند.

ماده ۳: مودیان مشمول این آیین نامه مکلفند برای هر سال مالی، فقط از دفاتر امضا پلمپ و ثبت شده ظرف یک سال قبل استفاده نمایید، مگر اینکه در اثناء سال قبل بعلت تمام شدن دفاتر نیاز به دفاتر جدید باشد که در این صورت مجاز هستند دفاتر جدید امضاء، پلمپ و ثبت نمایند و با رعایت مقررات ماده ۱۶ این آیین نامه ادامه عملیات مالی را در دفاتر جدید ثبت کنند. درج تعداد و مشخصات دفاتر مأخوذه برای استفاده در هر سال مالی، در اظهارنامه مالیاتی مربوط به آن ال الزامی است.
ماده ۴: دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقیقی یا حقوقی کلیه معاملات و سایر رویداد های مالی و محاسباتی خود را با رعایت اصول و موازین و استاندارد های پذیرفته شده حسابداری و به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت نمایند.
تبصره- نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.

ماده ۵: دفتر کل دفتری است که عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه بر حسب سرفصل یا کد گذاری حسابها در صفحات مخصوص آن ثبت می شود به ترتیبی که تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه از آن امکان پذیر باشد.
ماده ۶: دفتر مشترک روزنامه و کل دفتری است که دارای ستون هایی برای سر فصل حساب های متفاوت باشد، به طوری که اشخاص حقوقی و حقیقی با تبت و نگداری دفتر مذکور بر طبق اصول و ضوابط و استاندارد های حسابداری، بتوانند نتایج عملیات خود را از آن استخراج و حساب سود و زیان و ترازنامه تهیه نمایند.
ماده ۷: دفتر مشاغل ( دفتر در آمد و هزینه) دفتری است که حداقل دارای ستون هایی برای درج تاریخ، شرح معاملات، در آمد، هزینه و دارایی های قابل استهلاک باشد و معاملات مذکور به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت گردد به طوری که در پایان سال تعیین جمع درآمد و هزینه شغلی مودی و تنظیم حساب سود و زیان از آن امکان پذیر باشد.

سایر دفاتر، اسناد حسابداری و مدارک حساب:

ماده ۸: دفتر معین دفتری است که برای تفکیک و مجزی ساختن هر یک از حسابهای دفتر کل برحسب مقتضیات و شرایط حساب ممکن است نگهداری شود. کارت های حساب اعم از آنکه بوسیله دست یا ماشین تهیه شده باشد در حکم دفاتر معین است .
ماده ۹: سند حسابداری فرمی است که در آن یک یا چند مورد از معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی به حساب هائی که حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده تجزیه می شود و پس از امضاء مراجع ذیصلاح مندرجات آن قابل ثبت در دفاتر میباشد .
ماده ۱۰: مدارک حساب عبارت از مستنداتی است که بیانگر وقوع یک یا چند فعالیت یا رویداد مالی یا محاسباتی بوده و اسناد حسابداری و دفاتر بر مبنای آنها تنظیم و تحریر می گردد .

نحوه تحریر و نگهداری دفاتر قانونی:

ماده ۱۱: مؤدیانی که دفتر روزنامه و کل نگهداری می نماید باید کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی و مؤدیان مجاز به نگهداری دفاتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) باید هرگونه در آمد و هزینه و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک خود را طبق مقررات این آیین نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه برای نگهداری حساب ها از ماشین های الکترونیکی و کارت های حساب استفاده شود.
تبصره- اشتباهات حسابداری در صورتی که بعدا در اثناء عملیات سال مربوط مورد توجه واقع و بر پایه استاندارد های حسابداری در دفاتر همان سال اصلاح و مستندات آن ارائه شود، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
ماده ۱۲: مؤدیان مجاز به نگهداری دفتر مشاغل می توانند تمام یا قسمتی از در آمد و هزینه های مشابه روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت نمایند. مشروط به اینکه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آنها را قید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد مشخصات آن را نیز در ستون مزبور درج نمایند. در صورتی که اقلام در آمد و هزینه و خرید و فروش دارائی های قابل استهلاک متکی به اسناد و مدارک باشد، مودیان مذکور می بایست پس از ثبت موارد در دفتر مشاغل، اسناد و مدارک مربوط را به ترتیب شماره ردیف به نحوی که برای رسیدگی مأموران مالیاتی قابل استفاده باشد نگهداری نمایند.
ماده ۱۳: در مواردی که دفتر روزنامه و کل نگهداری می شود، کلیه معاملات و سایر رویداد های مالی و محاسباتی مربوط و در موارد نگهداری دفاتر مشاغل، در آمد و هزینه ها و خرید و فروش دارائی های قابل استهلاک باید در همان روز انجام، حسب مورد در دفاتر روزنامه یا مشاغل ثبت گردد.
تبصره ۱- تاریخ مذکور در مدارک یا فاکتور فروش یا خرید و غیره ملاک قطعی تأخیر تحریر شناخته نمی شود و هرگاه انجام و ختم این گونه اعمال با توجه به روش و طرز کار موسسه تابع تشریفات و طی مراحلی باشد تا موضوع آماده برای ثبت در دفتر مربوط شود، فاصله بین تاریخ فاکتور یا مدارک و روز آماده شدن آن برای ثبت در دفتر تأخیر ثبت تلقی نخواهد شد.
تبصره ۲- تأخیر در تحریر عملیات در صورتی که به منظور سوء استفاده نباید تا ۱۵ روز تشخیص اداره امور مالیاتی و بیش از آن به تشخیص هیأت سه نفری موضوع بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیات های مستقیم مصوب ۳/۱۲/۶۶ و اصلاحیه های بعدی به قانونی بودن دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
تبصره ۳- در مواردی که دفاتر موضوع این آیین نامه توسط مقامات قضائی یا سایر مراجع قانونی از دسترس مودی خارج شود و صاحب دفتر از تاریخ وقوع این امر حاکثر ظرف سی روز دفاتر جدید امضاء پلمپ و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید ثبت کند، تأخیر ثبت عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
تبصره ۴- تأخیر ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدیدالتأسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا سی روز مجاز خواهد بود.

ماده ۱۴: کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود.
ماده ۱۵: موسساتی که دارای شعبه هستند مکلفندبا توجه به روش های حسابداری خود خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتیکه دارای دفاتر پلمپ شده باشند، لااقل سالی یکبار (تا قبل از بستن حسابها) و در غیر این صورت ماه به ماه در دفاتر مرکز موسسه ثبت کنند.
ماده ۱۶: امضاء و پلمپ دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ امضاء و پلمپ هیچگونه عمل مالی و پولی صورت نگرفته باشد و همچنین تأخیر امضاء پلمپ تا حد مجاز مقرر در تبصره های ۳و۴ ماده ۱۳ این آیین نامه در مورد دفتر روزنامه یا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده ۱۴ این آیین نامه در مورد دفتر کل، بع اعتبار خللی وارد نخواهد کرد.
ماده ۱۷: مؤدیانی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند، موظفند حداقل ماهی یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را در دفتر روزنامه یا مشاغل حسب مورد ثبت و حداکثر ظرف مهلت تعیین شده در ماده ۱۴ این آیین نامه به دفتر کل منتقل کنند، علاوه بر این بمنظور تسهیل رسیدگی باید آیین نامه ها یا دستورالعمل های کار ماشین و برنامه های آن و نحوه کار نرم افزار های مالی مورد استفاده را در اختیار مؤموران رسیدگی قرار دهند. ضمنا مؤدیان مذکور مکلفند هر سه ماه یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را حداکثر ۱۰ روز پس از پایان سه ماه به اداره امور مالیاتی مربوطه تسلیم نماید.
موارد رد دفاتر:
ماده ۲۰: تخلف از تکالیف مقرر در این آیین نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر می باشد.
۱- در صورتی که دفاتر ارائه شده به نحوی از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.
۲- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.
۳- تراشیدن، پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده.
۴- تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و مشاغل زاید بر حد مجاز مندرج در تبصره های ۲ الی ۴ ماده ۱۳ و ماده ۱۷ و تاخیر تحریر دفتر کا زاید بر حد مجاز مندرج در ماده ۱۴ این آئین نامه.
۵- عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکزی طبق مقررات ماده ۱۵ این آئین نامه.
۶- در اجرای مقررات تبصره ۳ ماده ۱۳ این آئین نامه در مواردی که دفاتر مزبور به ادعای مؤدی از دسترس وی خارج شده باشد و غیر اختیاری بودن موضوع مورد تائید اداره امور مالیاتی ذیربط قرار نگیرد.
۷- عدم ارائه دستور العمل های نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده در مورد اشخاصی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند.
۸- عدم تطبیق مندرجات دفاتر قانونی یا دفتر مشاغل حسب مورد که به شرح ماده ۱۷ این آئین نامه تهیه و تنظیم گردیده با اطلاعات موجود در سیستم های الکترونیکی، در مورد اشخاصی که از سیستم های مذکور استفاده می نمایند.
۹- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل بمنظور سوء استفاده.
۱۰- عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر امضاء، پلمب و ثبت شده نانویس.
۱۱ – درصورتی که ثابت شود اسناد ثبت شده در ماشین های الکترونیکی ظرف مهلت های مقرر در مواد ۱۳، ۱۴ و ۱۷ آئین نامه (با در نظر گرفتن مقررات تبصره های ماده ۱۳) قطعی نشده باشد.
(هرگونه اصلاحات مربوط به عملیات و رویدادهای مالی مربوط به قبل از قطعیت به قبل از قطعیت اسناد باید در همان سال از طریق ثبت های حسابداری اصلاح گردد)
۱۲- تهیه و تنظیم صورتهای مالی بدون رعایت مقررات ماده ۱۸ این آئین نامه برای اشخاص حقوقی مشمولین بند الف ماده ۹۶ قانون مالیاتهای مستقیم مصوب ۲۷/۱۱/۱۳۸۰٫
۱۳- اشتباه حساب حاصل از ثبت عملیات موسسه در صورتی که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده ۱۱ این آئین نامه اقدام نشده باشد.
۱۴- در صورتیکه مؤدیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص ماده ۱۶۹ قانون مالیاتهای مستقیم استفاده ننماید. ماده ۲۱) هیات سه نفری حسابرسان موضوع بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیاتهای مستقیم، در صورتیکه با توجه به دلایل توجیهی مؤدی و نحوه تحریر دفاتر و رعایت استانداردهای حسابداری و درجه اهمیت ایرادات مطروحه از سوی اداره امور مالیاتی و رعایت واقعیت امر، احراز نمایند که ایرادات مزبور به اعتبار دفاتر خللی وارد نمینماید، میتوانند نظر خود را مبنی بر قبولی دفاتر و اسناد ومدارک اعلام نمایند.

این آئین نامه در اجرای تبصره (۲) ماده ۹۵ قانون مالیاتهای مستقیم مصوب ۲۷/۱۱/۱۳۸۰ به پیشنهاد شماره ۳۸۴/۲۱۱ تاریخ ۱۰/۱/۸۲ سازمان امور مالیاتی کشور در پنج فصل و بیست ویک ماده و دوازده تبصره در تاریخ ۱۰/۱/۸۲ به تصویب وزیر امور اقتصادی و دارائی رسید و مقررات آن از اول فروردین سال ۸۲ لازم الاجرا بوده و نسبت به اشخاص حقوقی که سال مالی آنها با سال شمسی منطبق نباشد، در مورد سال مالی که از ۱/۱/۸۲ به بعد آغاز میگردد جاری بوده و نسبت به سال مالی قبل از آن مفاد آئین نامه قبلی مجری میباشد.